OEMの依頼をメールで行うと、業務を効率化できたり、発注内容を整理できたりするメリットがあります。
メール依頼が便利な反面、OEM事業者への依頼がはじめての場合、サンプル製品の依頼方法がわからずに悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。
または、これから個人事業主としてOEMをはじめようと考えている場合は、ビジネスメールそのものの送り方に不安を抱えている方もいるでしょう。
そこで本記事では、OEM依頼をメールで行う場合の注意点やサンプルの作成依頼で確認すべき内容について詳しく解説します。
最後に、OEMの依頼メールの書き方について例文付きで解説するので、参考にしてください。
OEM依頼や発注をメールで行うメリット
OEMの依頼や発注を、メールで行うメリットは次のとおりです。
・書面を封筒に入れて郵便で送る手間が省けるため、業務の効率化につながる
・発注書がOEMの依頼先に届くまでの時間を短縮でき、納品までの期間を削減できる
・発注書を封筒に入れて送るまでに必要な人件費や交通費を削減できる
・取り引きの履歴が残るため、依頼先との認識の食い違いやトラベルを防げる
・メールフォルダや検索機能を使って発注情報を整理しやすい
・スマホやノートパソコンにメール情報を共有して持ち運びができるため、発注内容をいつでも確認できる
以上のように、OEMの依頼や発注の際に、メールを利用するとさまざまなメリットが期待できます。
続いて、注意点を確認しましょう。
OEM依頼をメールで行う場合の注意点
OEM依頼をメールで行う場合は、次の点に注意しましょう。
・事業者が発注メールを受信していること
・わかりやすい件名にする
・丁寧な文章を心がける
・発注依頼情報を過不足なく入れる
以上に注意して依頼メールを送ると、OEM事業者とスムーズにやり取りができます。
事業者が発注メールを受信していること
OEMの依頼や発注をメールで行う場合は、発注を請け負う事業者がメールを受信して電磁記録として残す必要があります。
つまり発注書を送信した際に、依頼側の送信ボックスに記録が残るだけではなく、受注事業者の受信ボックスにも記録される必要があるのです。
公正取引委員会の公式ホームページでは、書面の代わりに電子メールで発注書を発行することについて、次のように示されています。
| 書面の交付に代えて電子メールにより電磁的記録の提供を行う場合は，下請事業者の使用に係るメールボックスに送信しただけでは提供したとはいえず，下請事業者がメールを自己の使用に係る電子計算機に記録しなければ提供したことにはならない。例えば，通常の電子メールであれば，少なくとも，下請事業者が当該メールを受信していることが必要となる。また，携帯電話に電子メールを送信する方法は，電磁的記録が下請事業者のファイルに記録されないので，下請法で認められる電磁的記録の提供に該当しない。 |
ショートメッセージ（SMS）やチャットツールなどの携帯電話を利用した発注書の送信について、下請法では電磁記録に該当しないため注意してください。
発注書をメールで送信する場合は、メールサーバーを利用しましょう。
わかりやすい件名にする
発注書をメールで送付する場合は、【発注書】【依頼書】などと目立つように記載しましょう。
OEMの依頼先の担当者が見逃さないような、一目で伝わるような件名にしてください。
件名が目立たないと、他のメールに紛れてしまい、見落とされる可能性があります。発注依頼がOEM事業者に伝わらずに、ミスやトラブルの原因になるため注意が必要です。
丁寧な文章を心がける
OEM事業者は、会社の売上や成長に関わる大切なステークホルダーです。
継続して良好なビジネス関係を築くためにも、丁寧な文章を心がけ、最低限のビジネスマナーを守ることが大切です。
はじめてOEMの依頼メールを送る際は、メールの受信側からすると、知らない人物が書いた文章を受け取ることになります。
第一印象で好感度を高めるためにも、丁寧に文章を書くようにしましょう。
シンプルに分かりやすく伝える
自己紹介やあいさつ文を記載したあとは、発注内容についてシンプルに伝えるようにしましょう。
複数の添付書類を送付する場合は、箇条書きを利用するのもおすすめです。
| 【添付内容】
・××××発注書（PDF） 1通 ・○○○○発注書（PDF） 1通 ※お忙しいなか大変恐縮ではございますが、◯月◯日までに納品いただきますようにお願いいたします。 |
納品日や留意事項などの重要な内容については、書面だけではなくメールにも示しておくとよいでしょう。
発注依頼情報を過不足なく入れる
発注内容をメール本文内に記載する場合は、以下のように必要な情報を過不足なく入れるようにしましょう。
| ・商品名：△△△△
・製品番号：1234-S5678 ・数量：50個 ・納品希望日：20○○年○○月○○日 ・納入場所：○○市○○区○○ ○○倉庫 |
さらに依頼先の担当者が、不明な点を問い合わせできるように、電話番号やメールアドレスを記載しておくとよいでしょう。
OEMをメールで依頼する場合に確認すべきこと
OEMを依頼する場合は、はじめにサンプルを発注することが一般的です。
サンプル発注をメールで伝える際は、以下の項目について確認しましょう。
・サンプル製品にかかるコスト
・サンプル製品が完成するまでの期間（サンプル製品の納期）
・OEMで商品を量産した場合にかかるコスト
・最低発注数量
・商品を発注した場合に納品までにかかる期間（商品の納期）
・取引条件に関する補足事項
実際にOEMで商品の製造を依頼する場合にかかるコストや納期などについても確認すると、依頼の検討をスムーズに進められます。
OEM依頼・発注メールの例文
OEMの依頼や発注のメールについて例文付きで、以下のパターンにわけて解説します。
・OEMの新規取引を依頼するメールを送る場合の例文
・OEMをメールで発注する場合の例文
OEM事業者にメールを送る際は、参考にしてください。
OEMの新規取引を依頼するメールを送る場合の例文
OEM依頼を検討していることを伝え、サンプル製品の制作を依頼したいことを簡潔に記しましょう。
| 株式会社○○
●●様 はじめまして。 株式会社△△の▲▲と申します。 貴社のホームページを拝見し、ご連絡しました。 現在、貴社にOEM製造の依頼をすることを検討しております。 つきましては、まずはサンプルの制作を依頼したいと考えています。 商品の概略については次のとおりです。 ・各種寸法： ・材質： ・色： ※イメージ図をファイルにして添付しておりますので、そちらもご覧ください。 ご確認をいただけましたら、以下の内容についてご回答をお願いいたします。 ・サンプル製品にかかるコスト ・サンプル製品が完成するまでの期間 ・OEMで商品を量産した場合にかかるコスト ・最低発注数量 ・商品を発注した場合に納品までにかかる期間 ・取引条件に関する補足事項 ✕月✕日に、OEM依頼について社内会議で検討する予定です。 可能であれば、それまでにお送りいただければ幸いです。 ご不明点があれば、下記にお問い合せ下さい。 ＜ご不明点のご連絡先＞ 電話番号：○○-○○-○○ メールアドレス：○○○○＠XXXX.co.jp 何卒、よろしくお願いいたします。 （署名） |
メール内では箇条書きを多用した方が、メールを受け取った担当者が文章を読みやすくなります。
返信メールに記載してもらいたい情報の漏れを防げるため、文章の羅列を避け、適度に改行しつつ箇条書きを利用しましょう。
電話番号やメールアドレスなどの連絡先も忘れずに記載してください。
OEMをメールで発注する場合の例文
OEMをメールで発注する場合の例文について、以下に分けて解説します。
- 発注情報をメールに記載する場合
- 発注書をメールに添付する場合
メールに発注情報を記載する場合
質問事項への回答や見積もりを送っていただいたことに対するお礼を述べて、本題に入る点がポイントです。
OEM事業者に丁寧な印象を与えるために、冒頭では感謝の言葉を伝えるようにしましょう。
| 件名：【発注書】○○発注のご依頼
株式会社○○ ●●様 平素よりお世話になっております。 株式会社△△の▲▲と申します。 先日は、問い合わせにご回答をいただき、お見積もりもお送りいただきまして、誠にありがとうございました。 社内で検討致しましたところ、ご提示頂いた条件にて注文したく存じます。 発注内容については、下記に示しますので、ご確認をお願い致します。 ・商品名：△△△△ ・製品番号：1234-S5678 ・数量：50個 ・納品希望日：20○○年○○月○○日 ・納入場所：○○市○○区○○ ○○倉庫 ご不明点があれば、下記にお問い合せ下さい。 ＜ご不明点のご連絡先＞ 電話番号：○○-○○-○○ メールアドレス：○○○○＠XXXX.co.jp 何卒、よろしくお願いいたします。 （署名） |
発注内容については箇条書きにした方が、担当者に伝わりやすくなります。
必要な情報を漏らさずに記載して、連絡先も忘れずに記載してください。
メールに発注書を添付する場合
発注書を添付する場合は、添付するファイル名を記載しておくことが大切です。
そうすることで、発注書のファイルを添付し忘れた場合も、OEM事業者の担当者から発注ミスに気付いてもらえます。
| 件名：【発注書】〇〇発注書のご送付について
株式会社○○ ●●様 平素よりお世話になっております。 株式会社△△の▲▲と申します。 先日は、問い合わせにご回答をいただき、お見積もりもお送りいただきまして、誠にありがとうございました。 社内で検討致しましたところ、ご提示頂いた条件にて注文したく存じます。 早速ですが、発注書を添付ファイルにてお送り致しますので、ご査収ください。 ＜添付内容＞ ・××××発注書（PDF） 1通 ・○○○○発注書（PDF） 1通 添付ファイルの内容が見られない場合や他にも不都合やご不明な点等ございましたら、下記連絡先までご連絡ください。 ＜ご不明点のご連絡先＞ 電話番号：○○-○○-○○ メールアドレス：○○○○＠XXXX.co.jp 何卒よろしくお願い致します。 （署名） |
発注書のファイルを添付する場合は、OEM事業者からの指示がある場合を除き、PDFファイルを利用しましょう。
WordやExcelなどで発注書を送ると、お互いに改変できるため、誤って内容を変更した場合などにトラブルの元になります。
メールでOEMの依頼をしてみよう
OEMの依頼をする場合は、メールの利用もおすすめです。
メールを利用すると、書面の送付によるタイムラグを減らせるため、発注書がOEM事業者に早く届きます。
納品までの期間を短縮できるので、おすすめです。
さらにフォルダや検索機能を使って発注書を整理できる点も魅力。
商品別にフォルダを作成して発注書を分類したり、検索機能で過去の発注内容を簡単に調べたりできます。
今回はメールの具体例を示しながら、サンプル依頼や発注依頼のメールの書き方についても解説しました。
ぜひ参考にしていただき、メールでOEM依頼をする際に役立ててください。
なおOEM商品を製造する場合は、中国輸入を利用するのもおすすめです。
詳しくは、次の記事で解説していますので、どうぞご覧ください。
中国輸入OEMでオリジナル商品をつくる手順は？始め方から注意点、トラブル事例も解説！
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